Trang chủ └Onboarding ( TSC ) └Chia sẻ kinh nghiệm viết email

Onboarding ( TSC )

0 %

Completed

Nội dung khóa học

Chia sẻ kinh nghiệm viết email

Prev Next
Fullscreen Share

CHIA SẺ KINH NGHIỆM

 VIẾT EMAIL


1. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI VIẾT EMAIL 
  • Trừ là thư quảng cáo hãy cố gắng trả lời những bức thư bạn nhận được.
  • Nếu như nhận được thư là không quan trọng hãy thể hiện lịch sự bằng email trả lời đơn
    giản “cám ơn, tôi đã nhận được email”.
  • Chỉ dùng reply all khi nội dung liên quan đến tất cả mọi người.
  • Không ai muốn nhận 1 email mà nội dung không liên quan gì tới mình.
  • Trừ là thư quảng cáo hãy cố gắng trả lời những bức thư bạn nhận được.
  • Nếu như nhận được thư là không quan trọng hãy thể hiện lịch sự bằng email trả lời đơn
    giản “cám ơn, tôi đã nhận được email”.
  • Các font chữ phổ biến: Calibri , Time news roman,... 
  • Không nên dùng font chữ thư pháp khi viết email.


2. TO, CC , BCC

TO

TO là trường dành cho những người nhận email chính. Những người này sẽ tham gia trao đổi
công việc trực tiếp với người gửi, được yêu cầu phản hồi lại sau khi nhận thư. Số lượng
người nhận thư được đưa vào trường này là không bị giới hạn.

CC

  • Viết tắt của Carbon Copy. Sử dụng khi bạn muốn một vài người khác, không phải người
    nhận chính cũng nhận được bản sao của email. Trên Gmail, bạn có thể không điền trường
    To mà chỉ điền trường Cc cũng được.
  • Thông thường trong công việc, trường Cc được dùng để thêm cấp trên, người quản lý vào,
    mục đích để những người này nắm bắt được tiến trình công việc và có thể góp ý khi cần
    thiết.

BCC

  • Viết tắt của Blind Carbon Copy. Người nhận thư được đưa vào trường này cũng sẽ cùng
    nhận được thư như trường To và Cc, tuy nhiên họ sẽ không biết được danh sách những
    người cùng nhận được thư chung với mình.
  • Khi người nhận thư trong Bcc nhấn phản hồi và trao đổi với người gửi thì đoạn hội thoại
    qua mail của 2 người đó cũng là độc lập, những người khác dù có nằm trong luồng cũng
    không thể nhìn thấy.

CÁC BƯỚC VIẾT EMAIL

1. File đính kèm – Không sợ quên file.

2. Nội dung 

3. Chủ đề - Đảm bảo chủ đề được viết sau khi đọc kỹ nội dung và thể hiện ngắn gọn nội dung muốn truyền đạt.

 4. Người nhận - Tránh trường hợp đang soạn dang dở mà nhấn nút “gửi”


CẤU TRÚC NỘI DUNG CỦA MỘT EMAIL

1. Greeting – Chào hỏi.
2. Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu.
3. Introduction – Giới thiệu: Nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn.
4. Main point – Nội dung chính: Có thể là một hay nhiều đoạn văn.
5. Concluding sentence – Kết thúc: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, có
thể là yêu cầu sớm phản hồi hay đề nghị gặp mặt,...
6. Signing of – Chào kết thư.

Greeting - Chào hỏi

  • Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng việc gửi lời chào và cách xưng hô với người nhận email. Tiêu
    chuẩn một email là phải có “Dear”,”Thân gửi”,”Kính gửi” ở đầu thư. Nếu có thể, bạn nên
    đính kèm với tên người nhận. Ví dụ như: Dear Mr.A/ Mrs A/ Miss A. Nếu người nhận là
    phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn, Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình.
  • Nếu người nhận là người nước ngoài thì bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Bạn
    gửi email cho một người đàn ông tên là James Wilson , hãy viết phần mở đầu là Dear
    Mr.Wilson. Còn khi người nhận là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên
    đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs.Tran Hoang Anh or Dear Mrs.Hoang Anh.

Opening comment - Câu chào hỏi ban đầu

  • Hãy cảm ơn người nhận email.
  • Đối tượng bạn muốn gửi đến là cấp trên, khách hàng hay nhà tuyển dụng? Dù là ai đi chăng
    nữa thì dòng cảm ơn đầu thư sẽ thể hiện được thiện ý của bạn. Hơn nữa, người nhận cũng
    cảm thấy thiện cảm và dễ dàng tiếp nhận thông tin ở phần sau. Điều này còn giúp email
    của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Introduction - Giới thiệu

  • Bạn nên đề cập ngay đến mục đích của mình ngay sau lời cảm ơn. Việc này nhằm tránh
    lan man và tiết kiệm thời gian cho người đọc. Đây cũng là lỗi mà nhiều người thường hay
    mắc phải khi viết email. Do đó, đừng quá sa đà vào những chi tiết không cần thiết để email
    của bạn hấp dẫn hơn.
  • Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm cho người đọc cảm thấy
    được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.
    Nếu bạn là người chủ động viết email, bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do
    viết email của mình cho người đọc biết.

Main point - Nội dung chính

  • Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết nội dung chính một
    cách ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu.

Concluding sentence - Kết thúc

  • Hãy kết thúc email bằng một câu thể hiện thông điệp mà bạn muốn gửi đi. Câu văn đó có
    thể thúc đẩy người đọc hành động hay chỉ đơn giản là kết thúc cuộc trò chuyện.

Signing of - Chào kết thư

  • Hãy kết thúc email một cách lịch sự. Có rất nhiều cách để kết thúc email ở trước chữ ký
    của bạn.
  • Nếu bạn chào thư bằng tiếng Anh thì sẽ kết thúc bằng tiếng Anh và ngược lại. Để thể hiện
    sự chuyên nghiệp khi viết email, bạn nên sử dụng: Thanks and Best regards, Best regards,
    Sincerely, Respectfully, Thanks again, ...
Đánh giá
0 0

Hiện tại không có cảm nhận.

Tham gia khóa học này
để trở thành người bình luận đầu tiên.