DỊCH VỤ MÃ SỐ MÃ VẠCH
GS1 Việt Nam là tổ chức MSMV quốc gia của Việt Nam, trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Tháng 5/1995, GS1 VN được công nhận là thành viên chính thức của GS1 quốc tế. GS1 Việt Nam là đại diện duy nhất của Việt Nam tại GS1 quốc tế, GS1 Việt Nam quản lý ngân hàng mã quốc gia 893, cấp mã doanh nghiệp và giúp các nhà sản xuất, phân phối, bán buôn, bán lẻ và các tổ chức quan tâm khác áp dụng công nghệ mã số mã vạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ của mình cũng như ứng dụng MSMV cho trao đổi thông tin dữ liệu bằng điện tử (EDI – Electronic Data Interchange)
MÃ SỐ MÃ VẠCH
Mã số Mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc: đặt cho đối tượng cần quản lý một dãy số hoặc dãy chữ và số sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được.
CẤU TẠO MÃ SỐ MÃ VẠCH
Note:
- Mã Doanh nghiệp GS1 được Trung tâm MSMV Quốc gia GS1 cung cấp
- Mã phân định mặt hàng được Doanh nghiệp tự phân định
- Số kiểm tra được tính tự động theo thuật toán 12 chữ số đằng trước
Hướng dẫn cách tính Số kiểm tra trong bộ mã GTIN - 13:
Từ phải sang trái, cộng tất cả các con số ở vị trí lẻ (Thứ tự 1 đến 12) và nhân với 3
Cộng tất cả các con số ở vị trí chẵn
Cộng tổng các kết quả của bước 1 và bước 2
Lấy số tròn chục gần với kết quả ở bước 3 nhất trừ đi kết quả ở bước 3, kết quả chính là số kiểm tra
Ví dụ:
Tính số kiểm tra C cho mã: 893600623 235 C
Bước 1: 5+2+2+0+6+9=24*3=72
Bước 2: 3+3+6+0+3+8=23
Bước 3: 72+23=95
Bước 4: Số tròn chục, tròn trăm gần 95 nhất là 100 => 100-95=5
Vậy, mã GTIN - 13 hoàn chỉnh là: 8936006232355
MÃ GLN
- Mã GLN là một loại mã toàn cầu nằm trong hệ thống mã số mã vạch quốc tế GS1. GLN là viết tắt của Global Location Number - Mã toàn cầu phân định địa điểm.
- Mã số GLN giúp phân biệt các địa điểm một cách rành mạch, được sử dụng để phân định địa điểm liên quan đến doanh nghiệp, như địa điểm công ty, địa điểm văn phòng đại diện, địa điểm chi nhánh, địa điểm kho hàng...
- Thông thường, các Doanh nghiệp sẽ sử dụng mã GLN có số phân định mặt hàng là 0 và mã GLN không nên gán cho sản phẩm
- Ví dụ:
Mã Doanh nghiệp GS1 của Công ty A là 893600623 => Mã GLN: 893600623 000 9
Công ty A sẽ phân định mã bắt đầu từ 001 để định danh cho sản phẩm
MÃ GTIN
- GTIN (Global Trade Item Numbering) là loại mã toàn cầu dùng để phân định các thương phẩm.
- Thông thường mã dài tối đa 14 đơn vị và được cấu tạo từ mã doanh nghiệp.
- GTIN có thể xây dựng theo một trong 4 cấu trúc số :
Là bộ mã GTIN-13 có mã doanh nghiệp bao gồm 10 chữ số và phân định được dưới 100 sản phẩm
Là bộ mã GTIN-13 có mã doanh nghiệp bao gồm 9 chữ số và phân định được dưới 1.000 sản phẩm
Là bộ mã GTIN-13 có mã doanh nghiệp bao gồm 8 chữ số và phân định được dưới 10.000 sản phẩm
Là bộ mã GTIN-13 có mã doanh nghiệp bao gồm 7 chữ số và phân định được dưới 100.000 sản phẩm
Là bộ mã GTIN-13 có mã doanh nghiệp bao gồm 7 chữ số và phân định được dưới 1.000.000 sản phẩm
MÃ THÙNG
Sử dụng mã số GTIN-14 và mã vạch ITF - để mã hóa cho đơn vị không bán lẻ (thùng, hộp đựng,…)
PHƯƠNG PHÁP TẠO MÃ THÙNG (CÁCH 1)
Cách tạo mã thùng thứ nhất sẽ chỉ áp dụng cho thùng chứa cùng 1 loại sản phẩm. Mã thùng chứa sản phẩm nào sẽ sử dụng mã vạch của sản phẩm đó để tạo nên mã thùng.
Cách làm :
Bước 1 : Sử dụng Mã GTIN 13 của sản phẩm muốn đóng thùng
Bước 2 : Bỏ số test lấy 12 số còn lại trên bộ mã GTIN-13
Bước 3 : Thêm vào đầu dãy mã số ở B1 một số giao vận lần lượt từ 1 đến 8
Bước 4 : Tính lại số kiểm tra dựa trên 13 số ở Bước 2
PHƯƠNG PHÁP TẠO MÃ THÙNG (CÁCH 2)
Cách thứ 2 được sử dụng để phân định thùng có chứa từ 2 sản phẩm khác nhau trở lên (nhiều SKU)
Cách làm :
Bước 1 : Tạo mã GTIN-13 có mã phân định sản phẩm/mặt hàng chưa gán cho sản phẩm nào
Bước 2 : Bỏ số test lấy 12 số còn lại trên bộ mã GTIN-13 ở Bước 1
Bước 3 : Thêm vào đầu dãy mã số ở B2 một số 0
Bước 4 : Tính lại số kiểm tra dựa trên 13 số ở Bước 3
ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA 2 CÁCH ĐÓNG THÙNG
CÁCH 1
- Chỉ phân định được thùng chứa 1 loại sản phẩm
- Chỉ được tối đa 8 quy cách thùng cho 1 loại sản phẩm
- Không tiêu hao mã số mã vạch của Doanh nghiệp
CÁCH 2
- Phân định được thùng chứa nhiều loại sản phẩm
- Không giới hạn về quy cách thùng
- Sẽ tiêu hao mã số mã vạch của Doanh nghiệp
ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA MÃ SỐ MÃ VẠCH
Với cấu trúc được tiêu chuẩn hoá, an toàn và đơn giản. Mã số Mã vạch cho phép nhận dạng chính xác vật phẩm và dịch vụ, thay thế khâu “nhập” và “truy cập” dữ liệu bằng tay, do đó cho “kết quả” chính xác, không nhầm lẫn.
Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng tay giúp giảm nhân công, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất công việc.
Mã số mã vạch giúp thu thập và cung cấp thông tin nhanh, giúp cho các nhà kinh doanh và quản lý có thể có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý.
- Kích thước của các đường kẻ và không gian quá nhỏ hay ảnh hưởng đến việc đọc mã của máy quét hoặc các thiết bị cho phép quét mã vạch khác
- Mặc dù có thể tạo mã vạch rất nhỏ nhưng cần phải có máy quét đặc biệt để đọc các mã vạch nhỏ hoặc nhỏ gọn đặc biệt.
- Lỗi hệ thống có thể làm ảnh hưởng đến quá trình quét mã hoặc hồi đáp dữ liệu
- Mã vạch bị xước hoặc bị nếp nhăn có thể gây ra vấn đề cho việc quét mã
- Dữ liệu phải được mã hóa trong mã vạch và lưu trữ tại một hệ thống nhất định.
LỢI ÍCH CỦA MÃ SỐ MÃ VẠCH
- Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý sản phẩm
- Dễ dàng phân phối hàng hóa các hệ thống mua bán lớn trên toàn quốc như siêu thị,… và xuất khẩu đi nước ngoài
- Doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ với mã số mã vạch như hệ thống quản lý bán hàng, truy xuất thông tin thông qua mã vạch , ...
QUY TRÌNH HÌNH THÀNH
Mã số Mã vạch
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Biểu mẫu đăng ký mã số mã vạch (iCheck hỗ trợ soạn thảo hồ sơ gửi bản mềm cho Doanh nghiệp)
Hình thức:
- Gửi lại iCheck : Doanh nghiệp gửi lại toàn bộ hồ sơ, giấy tờ mà iCheck đã yêu cầu và hỗ trợ (đã bao gồm chữ ký, đóng dấu và công chứng)
- Thanh toán chi phí
- Là Trung tâm Đăng ký Mã số Mã vạch Quốc Gia Việt Nam
- Duyệt Hồ sợ đăng ký Mã số Mã vạch
- Sau khi duyệt, GS1 sẽ gửi Mã Doanh nghiệp cho Doanh nghiệp qua Email
- Doanh nghiệp sẽ tạo Mã số Mã vạch từ Mã Doanh nghiệp vừa được cấp
Sau khi đã có MSMV, Doanh nghiệp sẽ update thông tin sản phẩm lên hệ thống của GS1.
GIẤY TỜ CẦN CHUẨN BỊ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị
- Đăng ký kinh doanh - photo công chứng không quá 6 tháng – 2 bản
- Kiểm tra thông tin – Đóng dấu – Ký tên vào biểu mẫu đăng ký mã số mã vạch – 2 bản
THỜI GIAN
- Mã Doanh nghiệp sẽ được nhận trong vòng 01-02 ngày làm việc (Kể từ thời điểm Doanh nghiệp thanh toán và Bộ phận pháp chế tiếp nhận hồ sơ bản cứng từ phía Doanh nghiệp)
- Giấy chứng nhận sử dụng Mã số Mã vạch sẽ được nhận sau 15 ngày làm việc (Giấy chứng nhận có thời hạn 3 năm và sẽ được iCheck chuyển phát nhanh đến địa chỉ của Khách hàng yêu cầu).
CHI PHÍ
Bao gồm phí nhà nước + phí duy trì năm đầu + phí dịch vụ
(Báo giá được quy định sử dụng trong 1 năm tài chính và chưa bào gồm VAT 10%)
Ví dụ: Doanh nghiệp đăng ký vào ngày 1.1.2023 hoặc 31.12.2023 thì sang năm 2024. Cả hai Doanh nghiệp đều sẽ phải đóng phí gia hạn vào đầu năm trước 30.6.2024
Mức phí gia hạn:
- Gói 10 chữ số: 500.000 đồng/năm
- Gói 9 chữ số: 800.000 đồng/năm
- Gói 8 chữ số: 1.500.000 đồng/năm
CẤP LẠI CẤP ĐỔI
Giấy chứng nhận Mã số Mã vạch
Định nghĩa : Cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận mã số mã vạch là quyền của người sử dụng mã số mã vạch, được tiến hành trong các trường hợp khác nhau. Dưới đây là những điểm phân biệt giữa cấp lại và cấp đổi :
- Cấp lại Giấy chứng nhận mã số mã vạch là khi người sử dụng mã số mã vạch có nhu cầu cấp lại Giấy chứng nhận với trường hợp mất giấy hoặc hết hạn.
- Cấp đổi Giấy chứng nhận mã số mã vạch là khi người sử dụng mã số mã vạch có nhu cầu chỉnh sửa các thông tin trên Giấy chứng nhận mã số mã vạch.
THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ
Cấp lại và Cấp đổi Giấy chứng nhận sử dụng Mã số Mã vạch
- Thời gian cấp lại tài khoản (trong trường hợp doanh nghiệp bị mất tài khoản) là 5 - 10 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ bản cứng.
- Thời gian cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận mã số mã vạch là 15 – 20 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ bản cứng.
Việc Cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận mã số mã vạch là bắt buộc khi Doanh nghiệp có thay đổi chỉnh sửa về thông tin hoặc hết hạn.
Tuy nhiên việc cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận mã số mã vạch sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng. iCheck sẽ cảnh báo trước về việc đây là thủ tục bắt buộc, nếu Nhà nước kiểm tra thì Doanh nghiệp có thể bị chịu phạt hành chính
ĐĂNG KÝ
Giấy xác nhận sử dụng MSMV nước ngoài trên sản phẩm thuê gia công
Các thành phần hồ sơ cần có:
- Bằng chứng ủy quyền bao gồm: bằng chứng ủy quyền của công ty nước cho phép công ty ở Việt Nam được phép sử dụng mã số của công ty nước ngoài - Hợp đồng ủy quyền/ Thư ủy quyền/ Tài liệu chứng minh khác - Bản sao, công chứng dịch
- Bản Liệt kê danh mục sản phẩm sử dụng mã nước ngoài
- Công văn đề nghị được sử dụng mã số nước ngoài trên sản phẩm
- GCN quyền sử dụng MSMV của đơn vị sở hữu mã (bản sao)
- GCN đăng ký kinh doanh của DN đăng ký sử dụng mã nước ngoài
- Thời gian: Sau 5 – 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp được Giấy xác nhận sử dụng mã nước ngoài trên sản phẩm
Đối với tổ chức hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam sử dụng mã số mã vạch nước ngoài theo chuẩn của tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1:
- Phải được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc được chủ sở hữu của mã nước ngoài ủy quyền sử dụng;
- Trường hợp được chủ sở hữu mã nước ngoài ủy quyền sử dụng, tổ chức phải thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để được xác nhận việc sử dụng mã nước ngoài.
ĐĂNG KÝ
Mã UPC của Mỹ
* Theo chương trình ký kết Alliance II, Việt Nam được cấp phép đăng ký mã UPC của Mỹ.
Đối tượng Doanh nghiệp cần đăng ký mã UPC:
- Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa sang Mỹ, Canada
- Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa trên các sàn thương mại điện tử (Amazon, Ebay, Alibaba,…)
Thủ tục
- Bản đăng ký sử dụng mã UPC
- Giấy đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ về đăng ký và hướng dẫn sử dụng mã UPC
- Biên bản thanh lý hợp đồng (giữa Doanh nghiệp và GS1 Việt Nam)
- Sau 5 - 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận thanh toán chi phí dịch vụ và hồ sơ hợp lệ
Lưu ý :
- Mức phí trên chưa bao gồm dịch vụ xác thực dữ liệu Verified by GS1 (khi doanh nghiệp yêu cầu)
- Mức phí trên chưa bao gồm 5% VAT phí nhà nước; 10% VAT phí dịch vụ
- Phí duy trì sử dụng mã UPC hàng năm của Doanh nghiệp sẽ +8% VAT so với báo giá dịch vụ
* Chú thích :
- Việc xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Mỹ, Canada không bắt buộc phải đăng ký mã UPC, Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai loại mã GTIN 13 hoặc UPC
- Dịch vụ Verified by GS1 là dịch vụ xác thực thông tin thương phẩm bởi GS1, khi kiểm tra mã thương phẩm trên hệ thống GEPIR (Hệ thống thông tin thương phẩm toàn cầu) sẽ hiển thị cảnh báo “thông tin thương phẩm được xác thực bởi GS1”
- Giấy xác thực đối với Doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã UPC: Doanh nghiệp không được cấp giấy chức nhận/ Giấy xác nhận sử dụng mã UPC,… giấy tờ xác thực quyền và nghĩa vụ giữa doanh nghiệp và GS1 là hợp đồng dịch vụ + biên bản thanh lý